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事例インタビュー

【HOYA株式会社】取材カレンダー活用でIR業務の工数激減を実感


1941年に光学レンズメーカーとして創業したHOYA株式会社は、高度な先端技術を軸に「ライフケア」と「情報・通信」の2つの事業領域において、メガネやコンタクトレンズ、医療用内視鏡、白内障用眼内レンズ、さらには半導体やデジタル機器産業を支える精密機器、デバイスなどを多角的に展開しています。

日々成長を続ける中で、少人数で投資家対応をしているIR担当者は、業務を効率的にしたいと課題を持っていたとのことでした。そこで、「みんなの説明会」を導入した経緯や導入後の具体的な変化などを伺いました。

これまでの業務上の課題を教えて下さい。

2名体制でIR業務を行っていましたが、文字通り仕事が回っていない状況でした。特にアポイント調整に大変苦労していました。決算発表準備中にアポイントも沢山入っている状況で、日程調整のコントロールが難しくなってきたことが多々ありました。

特に忘れられないのが、海外投資家と電話対応でアレンジした面談を失念したことです。当時は事なきを得ましたが、相手の大事な時間をいただいていることから信頼関係にも直結することなので、業務改善が必要であると認識しました。

「みんなの説明会」と出会ったきっかけを教えて下さい。

みんせつさんから連絡をいただきお話を伺いました。「まずは無料で使って試してみてください」と言われて、無料ならとりあえず使ってみようと思ったのがきっかけです。

面談のアレンジなど、できることは効率化してミスをなくしていきたいと痛感していたので、業務効率化できるなら・・という期待はありました。「みんなの説明会※1」を使い始めてすぐ、日程調整の負担が軽減されて効率化に繋がっていると感じました。

その矢先にダブルブッキングが発生したため、「取材カレンダー※2」の導入に至りました。今までは調整完了した件数や進捗を把握できないこともありましたが、「みんなの説明会」では、リクエストごとの進捗が簡単に見られます。整理された情報が可視化されているので、大変助かっています。

※1みんなの説明会:無料で事業会社のIRが決算説明会の掲載、証券会社/機関投資家とのアレンジが、議事録が作成できるサービス

※2取材カレンダー:事業会社の機関投資家との取材スケジュールを作成し、証券会社/機関投資家へURLを共有することで取材アレンジを簡単にできるみんなの説明会の機能

導入後の活用方法について教えて下さい。

用途は大きく分けて2つになります。1つ目は導入の決め手になった、投資家との面談アレンジ(日程調整)です。もう1つは、決算説明会の案内で活用しています。最近では四半期に一度、Zoomでオンライン決算説明会を行っているのですが、「説明会カレンダー」で事前登録する流れを作成しています。

さらに、決算説明会の参加から個別取材の依頼に繋がっているので一石二鳥です。決算説明会の出席数は、流入元の数値を具体的に算出はしていないのですが、「みんなの説明会」の掲載後に参加者数が増加している傾向にあるので、「みんなの説明会」経由の予約が多いと受け取っています。

導入から活用において、工夫されたことはありますか?

最初は決算説明会の登録がZoomウェビナーの事前申し込みと「みんなの説明会」でダブルで予約できる仕様だったので、みんせつの担当者と相談し、ダブルブッキングがなくなる運用に変更しました。みんせつさんに改善要望を出すと、要望をしっかりヒアリングしてから迅速に改善してくれるので、どんどん使いやすくなっています。

他にも、「取材カレンダー」の予約は、対面形式の面談と電話しかなかったため、ここ最近は一番使用頻度の高いWEB会議を選択肢に追加していただいたことで面談の幅が広がり、さらに会議のURLやID・パスワードの連絡がより効率的に行えるようになりました。

現在は取材の過半数が「みんなの説明会」経由になっています。最近は「みんなの説明会」が使える証券会社、機関投資家も増えているので、先方に合わせて「みんなの説明会」の機能を使い分けています。「みんなの説明会」が使えない投資家には個別に日程を送っていますが、導入いただけていていない証券会社の方には3ヶ月に1回程度、みんせつ導入の検討状況について確認しています。

「みんなの説明会(取材カレンダー)」で空き状況を確認してもらうだけでもだいぶ業務が効率化されるので、ぜひ良さを理解していただき活用してもらいたいですね。

導入して課題解決されたことを教えてください。

メールのやりとりが減り、アポイント調整の進捗がわかるようになったことが1番大きいですね。日程調整に割いている時間が大きく減少しました。また決算説明会開催日時に関する問い合せが減少するなど、全体的な業務の工数が減りました。

過去には、証券会社から「みんなの説明会」経由の面談調整が不可との案内もありましたが、最近は証券会社も日程の予約もみんせつで可能になってきていますので、日程調整がだいぶ楽になりました。なにより、以前と比較してスムーズに日程調整できるようになったので、先方に負担をかけることがなくなったのは安心にも繋がりました。

最後にみんせつに期待していることを教えてください。

みんせつの決算説明会の案内とアレンジは十分満足していますが、投資家側の「みんなの説明会」の活用方法がわかるといいですね。投資家への説明の仕方であったり、自分たちが投資家に提供する情報のイメージ作りに役立つので、ぜひ知りたいです。

他にもIRに特化した英語研修など、私達があるといいなと思っていたイベントを開催しているので、今後もIRの必要なコンテンツなどを提供してもらえるとありがたいですね。最近ですと、ESG関連が盛り上がっているので、ESGの関連情報を教えていただけると大変勉強になり、業務に役立つと思います。

 

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